Đối với các cơ quan, ban, ngành thành phố, UBND quận, huyện và cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nghiêm túc thực hiện những nội dung sau:

Chỉ đạo triển khai, đôn đốc và kiểm tra việc quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu trong trường hợp giải thể, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, tổ chức lại theo nguyên tắc không làm mất, hư hỏng, phân tán, lộ bí mật tài liệu; trong quá trình chỉnh lý, sắp xếp tài liệu cần chú ý đến các hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, tài chính kế toán, thiết kế, kỹ thuật công trình, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và chế độ chính sách. Chỉ đạo việc theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng quy định (bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử). Đối với hồ sơ, tài liệu tồn đọng thực hiện việc sắp xếp, chỉnh lý; đối với hồ sơ, tài liệu đã được lập hồ sơ đầy đủ thực hiện việc kiểm kê, phân loại, thống kê thành mục lục và niêm phong tài liệu, nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đơn vị cũ để bàn giao cho đơn vị mới. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu, chỉ đạo việc lập, kiểm kê, thống kê hồ sơ, tài liệu và thực hiện bàn giao cho cơ quan, tổ chức mới; người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đúng quy định. Thời gian thực hiện bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu: ngày có quyết định kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy. Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu phải bàn giao đầy đủ, nguyên trạng toàn bộ hồ sơ về đơn vị mới, đảm bảo hoạt động tiếp nối liên tục, không gián đoạn; việc bàn giao phải đúng quy trình, đầy đủ thủ tục theo quy định; làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý tài liệu, người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận.

Đồng thời, Chủ tịch UBND thành phố giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền để các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định. Báo cáo UBND thành phố về tình hình triển khai và kết quả thực hiện việc quản lý hồ sơ, tài liệu sau khi kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy tại các cơ quan, tổ chức; kịp thời tổng hợp khó khăn, vướng mắc của cơ quan, tổ chức, tham mưu, đề xuất UBND thành phố xem xét, giải quyết.